Implantación de sistemas documentales a medida
Transformamos tus procesos documentales con soluciones adaptadas a las necesidades específicas de tu organización.
Nuestra metodología de implantación
Un enfoque estructurado para garantizar el éxito
En Rdepes04 hemos desarrollado una metodología propia para la implantación de sistemas de gestión documental y firma electrónica que minimiza los riesgos y maximiza los beneficios para nuestros clientes.
Nuestro enfoque combina las mejores prácticas de la industria con años de experiencia en proyectos de transformación digital en diversos sectores, lo que nos permite adaptarnos a las particularidades de cada organización.
1. Análisis
Estudiamos a fondo tus procesos actuales, identificamos puntos críticos y definimos los objetivos específicos de la implementación.
2. Diseño
Desarrollamos una arquitectura personalizada y planificamos cada aspecto de la solución adaptada a tus necesidades específicas.
3. Implementación
Configuramos la plataforma, personalizamos sus funcionalidades e integramos con tus sistemas existentes de forma progresiva.
4. Capacitación
Formamos a tu equipo para aprovechar al máximo las funcionalidades del sistema y garantizar una adopción exitosa.
Fases detalladas del proyecto
Fase 1: Diagnóstico y planificación
- Entrevistas con stakeholders clave
- Análisis de la infraestructura tecnológica actual
- Mapeo de procesos documentales existentes
- Identificación de requisitos legales y normativos
- Definición de KPIs para medir el éxito del proyecto
Esta fase concluye con un informe detallado y un plan de proyecto personalizado que establece los objetivos, alcance, cronograma y recursos necesarios.
Fase 2: Diseño y configuración
- Diseño de la arquitectura del sistema
- Configuración de usuarios, roles y permisos
- Personalización de plantillas documentales
- Diseño de flujos de trabajo automatizados
- Configuración de integraciones con sistemas existentes
Trabajamos en estrecha colaboración con tu equipo técnico para garantizar que el diseño se alinee perfectamente con tus objetivos de negocio y cumpla con todos los requisitos técnicos.
Fase 3: Implementación y pruebas
- Implementación en entorno de desarrollo
- Pruebas funcionales y de integración
- Pruebas de seguridad y rendimiento
- Migración controlada de datos
- Validación con usuarios clave
Nuestra metodología de implementación gradual minimiza los riesgos y permite realizar ajustes en tiempo real para garantizar que el sistema cumpla con todas las expectativas antes de su lanzamiento.
Fase 4: Despliegue y adopción
- Formación específica para administradores del sistema
- Capacitación para usuarios finales
- Lanzamiento progresivo por departamentos o áreas
- Soporte intensivo durante la fase inicial
- Evaluación continua y ajustes
Desarrollamos un plan de gestión del cambio para facilitar la adopción y garantizar que todos los usuarios aprovechen al máximo las capacidades del nuevo sistema, maximizando el retorno de la inversión.
Servicios complementarios
Migración de datos
Servicio especializado para transferir y normalizar tus documentos históricos al nuevo sistema, garantizando la integridad y accesibilidad de la información.
Desarrollo de integraciones
Creamos conectores personalizados para integrar nuestra plataforma con tus aplicaciones de negocio: ERP, CRM, HRIS y otras herramientas específicas de tu sector.
Auditoría de seguridad
Evaluación exhaustiva de la seguridad del sistema implementado, con recomendaciones específicas para fortalecer la protección de documentos sensibles.
Analítica avanzada
Implementación de dashboards personalizados para monitorizar KPIs clave y obtener insights valiosos sobre tus procesos documentales.
Automatización RPA
Incorporación de robots de software para automatizar tareas repetitivas relacionadas con la gestión documental, maximizando la eficiencia operativa.
Soporte premium
Servicio de asistencia prioritaria con tiempos de respuesta garantizados y acceso a consultores especializados para resolver cualquier incidencia.
Nuestras garantías
Nos comprometemos con el éxito de tu proyecto ofreciendo garantías concretas
Satisfacción garantizada
Si no cumplimos con los objetivos acordados, trabajaremos sin coste adicional hasta lograrlo.
Cumplimiento normativo
Garantizamos que tu sistema cumplirá con todas las regulaciones aplicables en España y la UE.
Tiempo de implementación
Nos comprometemos a cumplir con los plazos establecidos en el plan de proyecto.
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